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AIによる契約書の条項チェックで、契約書業務の属人化を防止PR 法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」

IT・情報セキュリティ

目次

  1. 法務部門での属人化を防ぐため、個人ではなく組織による相談対応の体制整備を
  2. リコーが自社法務部門のために構築したツールを元に開発したクラウドサービス
  3. 2つの契約書で対応する項目を、AIが自動で色付け
  4. 契約書の重点チェック機能やAIによる新たな法務支援機能も予定

近年、法務部門に求められる働き方が変化している。人手不足が深刻化し、働き方改革が進むなか、製造現場においてはAIやRPA、ロボティクスの導入も進んでいるが、それは管理部門においても例外ではない。従来は個人の経験と知識に裏打ちされ、そこに価値が見出されていた業務であっても、進歩するテクノロジーを用いて従来業務を代替し、新しい価値を生み出すことが求められている。

業務改善の対象として注目されるタスクのひとつが、契約書の関連業務だ。ドラフト作成やレビューなど、従来は法律知識と経験にもとづいて法務担当者が手を動かさなければならなかった作業について、ITの力を借りながら負担を軽減する流れが加速している。

本稿では、リコージャパン(以下、リコー)が提供する法務支援クラウドサービス「RICOH Contract Workflow Service」について、サービス概要や導入効果を、また6月3日にリリースされた、AIを用いて条項のチェックを簡易化する「AI条項チェックツール」が法務部門にもたらすメリットを、同社 販売事業本部 MDSセンター ドキュメントサービス営業グループ 山中 雄一朗氏に聞いた内容を紹介する。

法務部門での属人化を防ぐため、個人ではなく組織による相談対応の体制整備を

契約書の作成、レビュー業務について、法務部門はどのような課題を抱えていますか。

多くの企業では契約や法律に関する相談を、電話やメールで受け付けています。そのため、法務部門では以下のような課題が発生しているようです。

  1. 特定の担当者に問い合わせが集中する
  2. 短納期の依頼が多く、スケジュール管理が難しい
  3. 問い合わせ内容に、判断のために必要な情報の不足が多い
  4. 対応結果が法務部内で共有されていない

法務部門に寄せられる相談や契約確認の件数が年々増えている傾向にありますが、これまでは増員で対応できたためにIT化は後回しとなっていました。しかし、法務部員の転職や定年退職などで人材だけでなく社内に保有してきた経験、ノウハウを喪失してしまうケースが増えたことで、属人的な仕組みの課題が顕在化してきています。

そうした属人化の課題を解決するため、企業にはどういった対応が求められるでしょうか。

前述の課題は、法務部門への相談を電話やメールなどの「個人と個人」の繋がりで行うことに起因します。これを解消するには、人の繋がりに依存しない「個人と組織」という形での対応へと変えていくことが必要です。法務部門が対応の体制を個人から組織へと変えるには、情報の蓄積と共有が欠かせません。業務の流れのなかで、少ない負担でこれらを実現することが最善策だと考えます。

法務部門が業務上抱えている課題

法務部門が業務上抱えている課題

リコーが自社法務部門のために構築したツールを元に開発したクラウドサービス

法務部門の体制構築について、貴社はどのような支援を行っていますか。

RICOH Contract Workflow Serviceという、リコーの法務部門が業務課題改善のために構築した社内ツールをもとにしたクラウドサービスを提供しています。具体的には、法律や契約の相談への対応、および契約管理のための各種機能を備えています。

「法務相談機能」は、相談元の部門と法務部門の問い合わせルートの管理を、ワークフロー機能によりサポート。相談者はメニュー画面から相談したり、進捗の確認を行ったりすることができます。よくある相談や契約雛型へは「簡易審査機能」が誘導を行い、相談者自身での解決に導きます。法務部門は案件単位で情報共有、進捗管理ができ、回答予定日を調整することで無理のないスケジュール設定が可能です。

「契約審査機能」では、法務部門内での担当者割り当てや案件ごとの審査者・承認者設定が可能で、審査・承認の結果を記録することができます。

「契約管理機能」は、締結後の契約書を登録でき、検索閲覧・契約期限管理を行うことが可能。さらに、契約情報に相談や審査の履歴を関連付けることで情報参照が容易に行え、法務部門ですべての情報を活用できます。

こうした機能により、法務担当者の負荷分散、ナレッジの蓄積と共有、類似案件への知見の活用が実現できます。副次的な効果としては、テレワークの実現など働き方改革にも寄与すると考えています。

RICOH Contract Workflow Serviceの主な機能

RICOH Contract Workflow Serviceの主な機能

RICOH Contract Workflow Serviceはどういった課題を抱えている企業に効果的でしょうか。

主には前述の4つの課題を潜在的・顕在的にお持ちの企業に効果的です。また、業種にかかわらず他社からの契約書を受け入れる機会が多いお客様に採用いただいています。特に、法務部門を立ち上げたばかりの急成長中の企業様や、増員などにより法務機能を組織化するタイミングの企業様で、法務部門の情報基盤ツールとして導入いただくケースが増えています。

RICOH Contract Workflow Serviceを活用することで、相談元の部門にはどのような効用がありますか。

過去の相談文書を参照することで重複するやり取りを減らせるため、回答を受け取るまでの時間を短縮できたり、スムーズに契約締結を行えたりするようになります。

2つの契約書で対応する項目を、AIが自動で色付け

6月3日にリリースされたRICOH Contract Workflow Serviceのオプション機能「AI条項チェックツール」の概要を教えてください。

「AI条項チェックツール」は、リコー独自のAI技術で、2つの文書を意味的に対応づける「ディープアライメント™」により、契約書の条文に関するリスク検証を支援するツールです。たとえば機密保持契約書であれば、確認したい契約書と、「守秘義務契約の目的」や「秘密情報の定義」といったチェックしたい項目を箇条書きで記載したテキストを、それぞれ所定の領域に貼り付けて比較実行することで、契約書内のどの条項のどの条文に各項目が該当するか、AIが自動で1文ずつ色付けし、候補を表示します。

確認結果をメモ欄や所見欄に記録することも可能ですので、承認するマネージャーは担当者がどの項目をどんな観点で確認したのかを把握できます。

「AI条項チェックツール」の画面イメージ

「AI条項チェックツール」の画面イメージ

AIには過去にリコーが審査、締結を行った契約書(和文:6,700万語、英文:2,300万語)を使用した訓練データが組み込まれており、導入後すぐに活用いただけます。なお、本サービスでは、情報の権利区分を明確にするために、お客様が入力した情報を追加学習する機能やサービスは提供しておりません。

「AI条項チェックツール」によって法務部門にどう変わって欲しいと思いますか。

直接的な効果としては、契約書の審査、レビューの時間を減らし、より専門性を発揮できる領域での活動時間を増やしていただきたいと考えています。

特に私たちが着目しているのは、マネジメント面の効率化です。法務担当者の判断は経験、知識の違いによって個人差が生じてしまうことがありますが、マネジメント視点では、そうしたバラつきはできるだけ減らしたいものだと思います。「AI条項チェックツール」は重要事項の確認漏れを防ぎ、判断基準を示すことで、マネジメントコストを下げ、判断基準の均一化に貢献できるのではないかと考えています。

ほかにも、法務部門をサポートするためのサービスを提供していますか。

契約書管理に特化し、契約書の電子化から管理属性の登録、原本の保管管理まで代行する「契約書管理サービス」があります。ワークフローを社内で構築されているお客様や、締結後の契約書管理部分の改善をお考えのお客様に活用いただいております。

契約書の重点チェック機能やAIによる新たな法務支援機能も予定

RICOH Contract Workflow Serviceおよび「AI条項チェックツール」について、今後のリリース予定やサービスの展望について教えてください。

今回は、AI技術による新しい可能性をお届けするべく、新オプションサービスを発売しましたが、ここからさらに皆様の声を反映し、法務視点での機能を充実させていきたいと考えています。

2019年夏には契約書の「重点チェック機能の拡張」を予定していますので、よりマネジメント面の効果を感じていただけるのではないかと思います。まだ企画段階ではありますが、「ディープアライメント™」に続くAI技術での新たな法務支援機能の検討もはじめていますので、こちらにもご期待ください。

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