営業現場で使える!英文契約書のポイント

第9回 契約書を送付する場合の送付状やメールでの文章表現

取引・契約・債権回収
宮田 正樹

契約書の送付

 「第7回 売約書(Sales Note)と買約書(Purchase Note)の一般条項(その1)」「第8回 売約書(Sales Note)と買約書(Purchase Note)の一般条項(その2)」と、2回にわたって売約書、買約書の一般条項について解説してきました。契約書が完成すると、それを相手方に送ることになりますが、送り方としては書面を郵送するという昔ながらの方法から国際宅配便(courier)へ、そしてFaxから電子メールへと進化しつつ併存しています。

 ここでは、まず郵便または宅配便による紙ベースの契約書の送付案内状と受取確認状の例文見本を示し、次いで契約書の電子データを電子メールに添付して送るときの送付案内メールと受取確認メールの例文見本を提示します。

 なお、近年電子データでの契約書(主としてpdfデータ形式)の交換をもって契約締結に代える方法がとられることもあるようですが、これについては別途項目を設けて検討します。

紙ベースの契約書の送付案内状

例文の説明

  • 買主:日本の会社・Global Business, Ltd.(GBL)
  • 売主:シンガポールの会社・Asian Business Corporation(ABC)


 以下は、契約交渉の結果、GBL側が作成した契約書をABCに送るというシチュエーションを想定しています。紙ベースでの契約書の例文2例はABC側が特段異議を唱えることなく契約を締結しています。
 例文1は送付用レターに契約書を同封するパターン、例文2は送付用レターと契約書を別送するパターンとなります。

例文1

送付用レター:契約書同封
Attention: Mr. Mike Chang
Exporting Department
Asian Business Corporation
Suite #101, 125 Berlitz Street
Singapore 069116

Subject: The Signed Contract

Dear Mr. Chang:

Thank you very much for your agreement on the draft we sent you by email on October 22, 2017.
I have enclosed two signed copies of the contract No.10255.
Please look through them, sign both and send one back to us.
We would appreciate it if we could receive it by November 20.
Please don’t hesitate to contact us if you have any questions.

Sincerely yours,

Masaki Miyata
Sales Department
Global Business, Ltd.
件名:署名済契約書の件

前略(チャン様)
10月22日に電子メールで貴社にお送りした当社の契約書案に同意いただきありがとうございました。
当社側のサイン済の契約書No.10255を2通同封いたしました。
ご査収のうえ、2通にサインいただき、その1通を当社にご返送下さい。
11月20日までに受領できればありがたく存じます。
もし何かご質問がありましたなら、ご遠慮なくお申し出下さい。

草々

宮田正樹
返信用レター:署名済契約書同封
Attention: Mr. Masaki Miyata
Sales Department
Global Business, Ltd.
1-4, Roppongi 4-chome,
Minato-ku, Tokyo 106-0032 Japan

Subject: The Signed Contract

Dear Mr. Miyata:

Thank you very much for your prompt arrangement of the copies of the contract No.10255.
We have signed both, and I’m sending you one of them.
Please find the copy enclosed.

Sincerely,

Mike Chang
Exporting Department
Asian Business Corporation
件名:署名済契約書の件

前略(宮田様)
契約書No.10255を早急にご手配戴きありがとうございました。
当社も2通にサインしましたので、その1通をお送りいたします。
同封の書状をご確認ください。

草々

マイク・チャン

例文2

送付用レター:契約書別送
Attention: Mr. Mike Chang
Exporting Department
Asian Business Corporation
Suite #101, 125 Berlitz Street
Singapore 069116

Subject: The contract

Dear Mr. Chang:

We appreciate your agreement on the draft we sent on October 1st., 2017

We have sent you two signed copies of the contract No.GBL125 by registered express mail today. When you receive them, please sign both of them and send one back to us.

Please let us know if you have any further questions.

We hope the official contract will be finalized by October 15th, 2017.

Sincerely yours,

Masaki Miyata
Sales Department
Global Business, Ltd.
件名:契約の件

前略(チャン様)
10月1日にお送りいたしました草案についてご同意いただき誠にありがとうございます。
本日、署名入りの契約書No.GBL125を2部、書留郵便でお送りいたしました。お受け取りになられましたら、それぞれにご署名いただき、1部を当社までご返送ください。
さらに何かご質問がございましたら、お知らせください。
10月15日までに正式な契約を終えられれば幸甚に存じます。

草々

宮田正樹
返信用レター:署名済契約書同封
Attention: Mr. Masaki Miyata
Sales Department
Global Business, Ltd.
1-4, Roppongi 4-chome,
Minato-ku, Tokyo 106-0032 Japan

Subject: The Signed Contract

Dear Mr. Miyata:

Thank you very much for your prompt arrangement of the copies of the contract No.GBL125.
We have signed both, and I’m sending you one of them.
Please find the copy enclosed.

Sincerely,

Mike Chang
Exporting Department
Asian Business Corporation
件名:契約の件

前略(宮田様)
契約書No.GBL125を早急にご手配戴きありがとうございました。
当社も2通にサインしましたので、その1通をお送りいたします。
同封の書状をご確認ください。

草々

マイク・チャン

電子メールの例文

 こちらも、契約交渉の結果、GBL側が作成した契約書をABCに送るというシチュエーションを想定しています。前述した紙ベースでの契約書の例文2例はABC側が特段異議を唱えることなく契約を締結していましたが、ここで紹介する電子メールの例文では、ABC側が”Terms and Conditions”についてはABC側の標準条件でないと締結できないと異議を唱えていますので、このやり取りの後、さらに交渉が続くことになります。

例文3

送付用電子メール:GBLの作成した契約書データ添付

(from GBL to ABC)

Subject: Our Purchase Order

Dear Mr. Chang,

Please find attached our Purchase Order No.GBL-0123 (as pdf data format).
Thank you in advance.

Kind regards,

Miyata
件名:発注書の件

チャン様
発注書(GBL-0123)を添付して送信しましたのでご確認ください。
よろしくお願いします。

草々

宮田

 添付データをプリントして契約書として署名し返送してもらう場合には、「Thank you in advance」ではなく、次のような文章とします。

I hope this acceptable to you, and I would be grateful if you could print and sign two copies of the letter and return them to me for countersignature.

I will look forward to receiving the copies of the contract. They will be countersigned and a copy returned for your records.
本契約書に同意いただけるものと思っています。本書を2通プリントしていただき、両方にサインのうえ、カウンターサインのために当方にお送りいただければ非常にありがたいです。
契約書の受領をお待ち申し上げます。受取次第カウンターサインのうえ、1通を貴社の保存のためにご返送いたします。
返信用電子メール:契約書の受領の確認のみ、契約条件については否認

(from ABC to GBL)

Subject: Our Receipt of Your Purchase Order

Dear Mr. Miyata,

Thank you for submitting your Purchase Order (GBL-0123) for our acknowledgement.

Please accept this email as confirmation that we are in receipt of your order and will contact you to discuss your requirements in due course.

Please note that Asian Business Corporation's standard condition of contract for the supply of Goods and Services shall prevail and govern the supply and/or services performed under this order.

Best regards,

Chang
件名:貴発注書受領確認の件

宮田様
発注書(GBL-0123)を送付頂きましてありがとうございます。
このメールは、貴社の発注書を受け取ったことをお知らせするもので、ご要望を確認するため当社から貴社にご連絡する場合があります。
本契約に基づく商品の供給および提供するサービスにつきましては、当社(ABC)の商品供給およびサービス提供に関わる標準取引条件が優先適用されるものとご了解ください。

草々

チャン

英文メールで使える表現例

 英文メールで、契約に関するお知らせをする際に使える英語表現(英文例)を紹介します。表現に悩んだ際はご活用ください。

契約書または草案(ドラフト)送付に際しての文章

  • もし草案に問題がありましたら、至急ご連絡ください。

    If you have any problems with the draft, please let us know as soon as you can.


  • 草案を受け入れて頂けましたら、すぐに正式な契約書をお送りいたします。

    If you accept our draft, we will soon send you our formal agreement to you.


  • 契約書草案の内容をご確認いただきありがとうございました。

    Thank you for confirming the content of the draft contract.


  • 契約書草案ご了承の2月17日付メールを拝見し,大変うれしく存じます。

    We were very glad to receive your e-mail of February 17 expressing your agreement to the draft contract.

    または、

    We were very pleased to receive your e-mail of February 27 indicating your agreement to the draft contract.


  • 弊社で署名した代理店契約書2部を郵送いたします。

    We will send you by postal mail two signed copies of the distribution contract.


  • 契約に間違いや質問等ございましたら、至急ご連絡をお願いいたします。

    If there are any misunderstandings or questions in this contract, please let us know as soon as possible.


  • 内容に間違いや誤解などが無いか確認をお願いいたします。

    Would you please review the contents and confirm (make sure) that there are no mistakes or misunderstandings?


  • 検討結果に従い、草案に修正を加えたものを添付しましたのでご確認ください。

    Following the results of our study on the matter I have attached a version of the preliminary contract containing revised parts for your confirmation.


  • 弊社修正案に目を通していただき、修正点についてのご意見をお寄せください。

    Please look over our revised version of the draft contract and please let us know your opinion concerning the changes.


  • 契約書を受領されましたら、お手数ですがご連絡をお願いいたします。

    I’m sorry to trouble you but upon receiving the contract could you please contact us to tell us that you have indeed received it?


  • 本契約書にこれまでに合意に達した修正点がすべて反映されておりますことをご確認ください。

    Please confirm that all of the revised points we have agreed on up to now are reflected in this contract.


  • 別途お送りする契約書について、内容に異存がないかご確認をお願いします。もしも同意できない点がありましたらご連絡ください。

    We ask you to read the contract, which we will send separately, and make sure that you have no objections to its content. Please contact us should there be any points you do not agree with.

受領の通知に関する文章

  • 6月3日付のメールでご連絡いただいた通り、本日契約書2通が航空便で届きましたのでご連絡いたします。

    I am contacting you to let you know that two copies of the contract arrived by airmail today as promised in your e-mail of June 3.


  • 弊社で2通に署名をし、その1通を本日返送いたします。お受け取りになり次第署名が施されていることの確認をお願いいたします。

    We will sign both copies and send one back to you today.
    Upon receiving the contract, could you please confirm that it has indeed been signed?


  • 署名済みの契約書1部をお送りしました。受領されましたらお知らせください。

    I have sent you one signed copy of the contract.
    Could you notify me when you receive it?


  • お送りいただいた契約書に誤記を見つけました。該当箇所にメモを添えて、2部とも返送いたします。

    We have found some clerical errors in the contract you sent us.
    We will attach notes to the parts in question and send both copies of the contract back to you.


  • 契約書2通ともにすぐに署名し、1通を昨日返送いたしました。来週月曜日には貴社に届くと思います。

    We promptly signed both copies of the contract and sent one copy back to you yesterday. We expect it to arrive at your company on Monday of next week.


  • なるべく早く契約書をご返送します。発送した時にまたご連絡します。

    We will send the contract back to you as soon as possible.
    I will contact you again when we have sent it.


  • 契約書を返送する前に,内容について1点確認させてください。第9条には船積方法についての最終案がすべて反映されているのでしょうか。

    Before we return the contract, could you please confirm one point regarding the content?
    Is the final proposal regarding shipping methods fully reflected in Article 9?

友好の言葉

  • 今後とも末永いお付き合いが続きますよう願っております。

    It is our hope that we may continue to do business together for the years to come.


  • これをご縁として末永いお付き合いとなりますよう願っています。

    We sincerely hope that this will be the start of a long-lasting business relationship.


  • 双方の発展のため協力し合える関係になりたいと切に希望しております。

    It is our earnest desire to form a relationship in which we can collaborate for the sake of our mutual development.

各ページにイニシャルを施す文例

 日本の契約書で割印、あるいは契印を施すように、改ざん防止のために各ページにイニシャル(花押のように自分の名前のイニシャルを崩したものが使用されることが多い)を施すことを求める文例です。

We should both demonstrate that we understand the terms by initialing each line.
I have already initialed each line so your initials need to be added.
Also, please sign on the signature line at the bottom to acknowledge your acceptance of the contract terms.
Thank you for your cooperation.
我々両者は、各行にイニシャルでサインすることにより各条項を了解したことを証明するべきです。
私は既に各行にサインしましたので貴方のサインを加えてください。
そしてまた、末尾の署名欄に契約条件を承諾した旨を示すサインを施してください。
ご協力深謝いたします。

2018年度 GBL国際法務研修基礎セミナー

コースB「国際契約の基礎」講座

【開催期間】2018年10月11日(木)~2019年2月14日(木) 19:00~21:00

毎週木曜日開催。この期間内で、1回でも数回でも自由に選択できます。

【会場】  きゅりあん セミナー会場:東京都品川区東大井5-18-1

【受講料】 1回あたり:10,800円(資料代含む・税込)
なお、全17回出席する場合については、151,200円(税込)。
企業単位での申込や、毎回違う方が受講することも可能。

【主催】  一般社団法人GBL研究所

【後援】  レクシスネクシス・ジャパン株式会社 / ビジネスロー・ジャーナル(Business Law Journal)


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